離職信箱轉共用後 密碼和帳號還能用嗎？

(中央社財經訊息服務20261105 18:26:49)員工離職後，公司為了保留歷史郵件與客戶往來紀錄，將他的Microsoft 365信箱轉換成共用信箱，讓主管或接手同事繼續使用，但你知道嗎？信箱轉成共用，不代表離職員工的密碼自動失效，而且原本的使用者帳號，也不能隨便刪除。這是企業在Microsoft 365離職交接時，最容易忽略的兩個問題。

一、信箱已經轉共用，舊密碼為什麼還能用？

根據Microsoft官方說明，將一般使用者信箱轉換成共用信箱，並不會自動重設原本的登入密碼，如果管理者只完成轉換，沒有封鎖原帳號登入或採取其他安全措施，原本的帳號密碼仍可能繼續有效。這代表企業雖然已經把信箱交給其他同事管理，卻可能沒有真正收回前員工的存取能力；尤其員工曾在私人手機、筆電或其他裝置登入公司帳號及設置多因素驗證，更需要確認相關連線與授權是否已經失效。

二、轉成共用信箱，並刪除帳號，就能省授權費嗎？

答案是不能直接刪除。Microsoft 官方指出，共用信箱仍需要原本的使用者帳號作為系統中的關聯對象。若直接刪除帳號，可能影響共用信箱及其資料；刪除帳號與移除付費授權，是兩件不同的事，符合條件的共用信箱，在容量不超過50GB、且不需要特定進階功能時，可以不再配置一般 Exchange Online 付費授權，但如果需要更大容量、進階封存或合規保留功能，則可能仍需要相應授權。

建議按照以下順序： 1. 封鎖登入：重設密碼、撤銷登入工作階段，並禁止離職帳號繼續登入。 2. 保留信箱：將原本的個人信箱轉換成共用信箱。 3. 交接權限：指定現職同仁透過自己的帳號取得共用信箱權限，不再使用原員工密碼。 4. 檢查資料：確認歷史郵件、附件、行事曆及必要的業務紀錄仍能存取。 5. 確認授權：檢查容量、封存及保留需求，再決定是否移除付費授權。

另外，Microsoft 提醒，部分封鎖登入措施可能需要時間生效，因此不能只按下「封鎖登入」，就假設所有既有連線已立即中斷。

白話文解釋：為什麼停用帳號和刪除帳號不同？

可以把公司信箱想成一間辦公室，使用者帳號則是這間辦公室在系統中的登記資料，密碼則像員工手上的門禁卡，員工離職後，公司可以取消他的門禁卡，將辦公室改成多人共用，但不能因為員工離開，就隨意刪除辦公室進出的必要登記資料。

真正安全的離職交接，不只是把信箱留給公司，而是讓該離開的人無法再登入，同時讓需要留下的資料繼續正常使用。

資料來源 1. Microsoft｜將使用者信箱轉換為共用信箱 https://learn.microsoft.com/zh-tw/microsoft-365/admin/email/convert-user-mailbox-to-shared-mailbox?view=o365-worldwide 2. Microsoft｜阻止離職員工登入及存取 Microsoft 365 https://learn.microsoft.com/zh-tw/microsoft-365/admin/add-users/remove-former-employee-step-1?view=o365-worldwide 3. Microsoft｜離職員工資料與帳號處理 https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/add-users/remove-former-employee?view=o365-worldwide

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