公司信箱搬好了 行事曆怎麼沒跟來？

(中央社財經訊息服務20261105 18:30:22)公司決定更換電子郵件服務商，資訊人員順利搬完所有舊信件，新信箱也可以正常收發郵件。原以為搬遷已經完成，沒想到隔天上班，主管發現行事曆清空了，重要會議不見了，連客戶聯絡人都沒有跟過來！這不一定是搬遷失敗，而可能是使用的郵件移轉方式，原本就沒有包含行事曆和聯絡人。

Microsoft官方指出，使用IMAP方式搬遷郵件時，只會移轉郵件資料，不包含行事曆、聯絡人及工作項目。

一、為什麼郵件搬好了，其他資料卻不見了？

企業搬遷信箱，常使用 IMAP（網際網路郵件存取通訊協定）進行舊郵件移轉；IMAP的主要用途，是讓郵件用戶端存取伺服器上的電子郵件與資料夾，因此，透過IMAP將信件搬到 Microsoft 365 時，主要移轉的是收件匣、寄件備份及其他郵件資料夾內的郵件，但是關於 Outlook 收發軟體或其他辦公系統裡的行事曆、聯絡人、會議邀請及相關工作項目，並不會因此全部自動移轉，企業如果只檢查郵件數量，就宣布搬遷完成，很容易漏掉這些重要資料。

首先，要確認舊系統的行事曆及聯絡人資料保存在哪裡，以及新舊平台支援哪些匯入、匯出工具，例如部分行事曆系統可使用.ics 格式匯出活動，再匯入Outlook等新系統，聯絡人則可以透過CSV等格式轉移，但要特別注意，把行事曆活動匯入新系統，不代表原本的共享權限、會議邀請及後續更新等關係也會一併恢復。

Microsoft官方也說明，匯入.ics檔案主要是取得匯入當時的活動資料，不會因原始行事曆後來修改，就自動同步更新，因此，公司如果有大量會議室預約、主管共用行事曆或固定週會，需要另外確認這些功能能否繼續運作。

建議在正式切換新郵件服務之前，先建立一份搬遷清單： 1. 郵件：收件匣、寄件備份、資料夾、附件及歷史郵件。 2. 行事曆：個人會議、重複會議、共用行事曆及會議室預約。 3. 聯絡人：個人通訊錄、客戶資料及必要的群組名單。 4. 系統設定：郵件轉寄規則、委派權限及相關整合設定。 5. 搬遷測試：確認新郵件正常收發，並實際測試會議邀請、通知及共用權限。

不同郵件服務商和搬遷工具，支援的資料類型不一定相同，企業應事先確認移轉範圍，不能只用「信件都搬完了」作為驗收標準。

企業真正完成信箱搬遷的標準，不只是郵件能收能寄，而是原本依賴的日常工作功能，都能在新系統正常使用。

資料來源： 1. Microsoft｜企業電子郵件搬遷方法與 IMAP 限制 https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/mailbox-migration/mailbox-migration 2. Microsoft｜Outlook 匯入行事曆及訂閱行事曆 https://support.microsoft.com/en-us/outlook/import-or-subscribe-to-a-calendar-in-outlook-com-or-outlook-on-the-web 3. Microsoft｜使用 CSV 匯入或匯出 Outlook 聯絡人 https://support.microsoft.com/en-us/outlook/people/import-or-export-contacts-in-outlook-using-a-csv-file 4. Microsoft｜Outlook 郵件、聯絡人及行事曆匯入匯出總覽 https://support.microsoft.com/en-us/outlook/import-and-export-outlook-email-contacts-and-calendar

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