同事離職只留Teams錄影連結？交接前這4件事更要確認清楚

(中央社財經訊息服務20261016 15:52:58)接手離職同事的專案時，對方可能會告訴你：「之前的會議都有錄影，連結放在Teams聊天室。」你點開其中一段，確定可以播放，可能就以為錄影已經完成交接。但真正要確認的，不只是今天能不能看到，而是這些錄影實際放在哪裡、離職後權限是否改變，以及哪些內容值得繼續保留。

Teams聊天室裡顯示的是錄影的存取入口，錄影檔案實際上會存放在OneDrive或SharePoint。依Microsoft Teams錄影到期原則說明，一般非頻道會議的錄影，通常存放在會議召集人的OneDrive；頻道會議的錄影，則存放在該頻道所屬的SharePoint網站。因此，交接時不能只複製 Teams 聊天室網址。更重要的是確認錄影檔案的實際位置，以及接手人是否能以自己的公司帳號正常開啟。

接手人應該用自己的帳號實際測試，而不是只看離職同事操作成功。如果錄影存放在離職同事的OneDrive，該帳號停用或權限調整後，原有連結可能受到影響；如果錄影位於團隊的 SharePoint，則要確認接手人是否已加入對應的團隊或具備適當權限。這裡真正要交接的不是一串網址，而是：

• 錄影檔案的實際存放位置 • 接手人目前是否能開啟 • 離職後誰可以管理或重新分享 • 哪些錄影仍有工作用途 • 不是所有錄影都需要永久保留

交接時也不必把所有會議錄影全部搬走或永久保存。

可以先區分哪些錄影確實具有後續用途，例如： • 專案決策與重要需求確認 • 客戶操作說明或教育訓練 • 尚未完成事項的討論紀錄 • 後續可能需要查核的會議內容

一般進度同步、重複討論或已整理成正式文件的內容，則可依公司規範判斷是否仍有保留必要。

錄影也可能受到組織設定的到期原則影響。依 Microsoft官方文件，錄影與逐字稿的自動到期設定可由組織管理，檔案到期後會移至原本儲存位置的資源回收筒；實際期限仍要依公司套用的規則確認。

會議錄影適合回看討論過程，但不適合成為專案唯一的交接資料。 如果接手人要花一個小時重新觀看整場會議，才能找到其中兩分鐘的重要決定，交接效率仍然有限；當然也可以利用AI影片摘要，可以加快交接的上手速度。因此，負責任的交接，重要錄影最好搭配簡單的文字說明，例如：

• 會議日期與主題 • 主要決定 • 尚未完成的工作 • 負責人與期限 • 需要回看的錄影片段 • 相關文件所在位置

錄影可作為補充證據，真正需要繼續執行的資訊，仍應整理成接手人能快速查找的交接紀錄。

交接Teams錄影，至少確認這4件事 一、錄影放在哪裡？ 不要只留下 Teams 聊天室連結，應補充實際存放在 OneDrive 或哪一個 SharePoint 網站。 二、接手人能不能開啟？ 請接手人使用自己的公司帳號測試播放，必要時也要確認是否具備工作所需的分享或管理權限。 三、哪些錄影需要留下？ 依專案用途挑選重要錄影，不必因為「可能有用」就把所有內容無限期保存。 四、重要結論有沒有寫下來？ 把決策、待辦事項、負責人及期限整理成文字，避免日後只能重新觀看整段錄影尋找答案。

下次收到「錄影都在 Teams 聊天室」的訊息時，先別急著把交接確認項目勾掉。連結只是讓接手人找到內容，確認資料位置、權限與重要結論，才是真正可以繼續工作的交接。

第三方資料來源： Microsoft：管理Teams錄影到期原則（ https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-teams-recording-expiration-policy ）

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圖片來源：Cloudmax 匯智／AI生成

同事離職只留Teams錄影連結？交接前這4件事要確認清楚！